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導入・成功事例   ~ イー・アソシエイツ株式会社 様 ~

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「市場の本質は『会話』である」との基本認識をもとに、コーポレートコミュニケーションと市場の融和を目指すイー・アソシエイツ株式会社は、企業のIR・広報活動をトータルに支援するサービスを提供、業界内外で注目を集めている。
今回は「そうしたサービスを効率的に提供するためにはIT日報の活用が効果的」と、導入から定着までを手がけてきた業務部部長 早川紀雄氏にお話を伺った。

さっそくですが、顧客創造日報シリーズを導入しようと考えたきっかけを教えていただけますか。

 弊社の主力事業の多様化と煩雑化です。驚かれるかもしれませんが、導入当初は、日報による営業効率の向上というよりも、むしろ社内の情報を一元管理して、部門間の情報伝達トラブルを未然に防ぎたい、という思いだけでした。

確かに、御社のマーケットはここ数年、右肩上がりが続いていますね。

 市場そのものが拡大しているわけではありません。以前は、上場企業のIR活動の重要性は今ほど認識されておらず、クライアントも限られていました。しかし、2000年あたりから以降の新興市場の増加、また近年の株主重視傾向などから、IR活動の重要性そのものが認識され始めました。
 また、半期に一度だった決算説明会を四半期毎に実施する上場企業が増えたことも大きく影響しています。単純にいえば業務が倍増したことになります。
 加えて、通信インフラの整備が進み、配信コンテンツの仕様も多岐になりました。それにつれて、人員の配置やプロセス管理なども煩雑になっていきました。

こうしたなかで、従来型の属人的な営業情報の管理体制に限界を感じ始めたわけですね。

 たとえば、決算説明会を実施する具体的な支援業務の手順でも、司会、通訳、会場、機材手配、インターネットや電話回線のインフラのチェック、配信動画の仕様確認、その他ライブ、オンデマンド選択にかかわる手順の組み合わせや管理項目が膨大になり、ヌケモレなどの人為的な単純ミスが増えるようになりました。

プロジェクトごとの管理項目が数百もあると、関連する部門間の情報共有も重要になりますね。

 弊社では、クライアントとの交渉窓口になる営業部門と、配信コンテンツの制作を担当する制作事業部、各案件の情報管理とライブイベントの運用を担当する業務部の3部門からなります。これまでは、それぞれの担当者レベルでの横の連携を密にするための適当なツールはなく、情報共有化も満足できるものではありませんでした。
 つまり、案件を納品物に具体化する業務プロセスが標準化されておらず、また属人的だったのです。
 特に、IRという特性上、どうしても四半期ごとに業務が集中し、要員・外注手配などが混乱することが度々ありました。そのために、営業情報をいち早く共有化し、各部門の生産効率を高めていく必要に迫られるようになりました。

これらの状況を打開するため導入を決定したわけですね。
その際、顧客創造日報シリーズ以外に複数社を検討したそうですが。

 業務部部長 早川 紀雄  最終的には、3社の営業支援ツールを候補として検討しました。顧客創造日報シリーズに決めた理由は、大きく3つあります。
(1)他社と比べてコストパフォーマンスが高かった。
操作方法が明快で、誰でもすぐに使える点も優れていると感じました。
(2)初期設定がカンタンであった。
基本設定が優れており、設定項目の追加・変更の自由度も適切と感じました。変更範囲が広すぎても、かえって使いきれずに混乱してしまいますからね。
(3)SaaSサービスのため、リスクなくすぐに始められた。
低額なコストに加えすぐに運用開始ができたのは、弊社のように試運転から開始したいケースには好都合でした。

導入後の運用はスムーズだったのでしょうか。

 懸念された社内の強い抵抗や、システム上の大きな弊害はありませんでした。社員の誰もが情報共有の必要性を感じていたのでしょう。

業務上の課題や部門間のトラブルは解消されましたか。

 ええ。外注や人員の配置、機材などの予約確認を、コラボを活用して全社で共有するようになりました。これにより、予約のダブりや漏れを殆ど防げるようになりました。定量的な測定はしていませんが。 それに関連した活用事例としては、NIコラボ上で通訳や司会者、映像編集者など協力会社の要員も個別に予約登録制にしたことが挙げられます。

それらをNIコラボで共有するとは、変わった活用方法ですね。

 通訳を例に取ると海外の投資家向けに行なう決算説明会も多く、その際に実績ある通訳者は確保が困難になります。
 そのため、コラボ上で予約登録制にして、ダブルブッキングといった類の事故を未然に防ぐようにするとともに、数ヶ月後のスケジュール決めまで行ないお客様に安心感を持っていただけるようにもしたのです。

導入後は部門間のトラブルも少なくなったそうですね。

 導入後、クライアントの要望、予算、仕様、スケジュールなどを含めた案件を日報上に登録しないと、たとえ営業部長であろうとプロジェクト内容を一切動かせないようにしました。社内の業務管理のプロセスを、まず案件登録ありき、にルールを一本化したわけです。
 具体的な流れとしては、まず営業部門が案件情報を日報上に登録し、それを元に業務部が説明会の実施スケジュールをコラボに登録します。これにより、制作事業部が協力会社や要員手配、機材の準備・確保を行い、同時に私が管轄する業務部は先程のスケジュール管理に加え案件別利益管理業務も行います。
 このように、社内プロセスを構築してルール化しつつ業務の効率化と部門間の情報共有化を促進する工夫を重ねていったわけです。

また、最近では弊社のサービスである『見積共有管理』も導入されていますね。

 IT日報を導入して社内のルール化に成功したのをきっかけに、見積書関連の社内基準を設けようと計画を進めました。
 それまでは見積書は各営業マンが個別にエクセルで作成しており、フォームやワークフローの仕組みが標準化されておらず、用語も統一されていませんでしたからね。これでは、内部統制上も良くないだろうと。

NIコンサルティングの見積共有管理は、御社の内部統制のコントロールに貢献しましたか。

 まず、社長や部門長の決裁がなければ見積書を出力できないようルール作りも行ないました。これは、見積共有管理の決裁管理機能を活用することで、カンタンに行なえることはよく理解しています。さらに、見積書の社内ワークフローにも基準を決めて、内部統制の強化につとめていきます。
 現在商品マスターの管理基準の整備を進めている段階で、まだまだ、活用そのものはテスト中であり、十分ではありませんが、必ずその効果は現れてくると思います。

イー・アソシエイツ株式会社は、IT日報を活用することで、クライアントに提供するサービスクオリティ、業務の効率性を同時に向上させてきた。今後、企業のIR・広報の重要性が益々高まることが予想される中、その存在感はますます大きくなるに違いない。

コーポレート・コミュニケーションの本質は市場との会話にあります。
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導入製品

業種 導入年月 導入製品
サービス業 2007年12月 NIコラボR5
顧客創造日報
見積共有管理

企業概要

イー・アソシエイツ株式会社
e-Associates Inc. (英文表記)
本     社 〒102-0082 東京都千代田区一番町8 一番町FSビル2階
TEL:03-3556-1380(代表) FAX:03-3238-2102
設     立 2000年(平成12年3月1日)
代  表  者 代表取締役社長 椎名 照雄
事 業 内 容 1.ネットIR配信・企画サービス
2.IR・広報コンサルティング
3.金融・IR専門翻訳サービス
資  本  金 2億5,217.5万円
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